Immobiliengeschäft
Dieses Modul stellt Anforderungen an die Ausgestaltung der Aufbau- und Ablauforganisation im Immobiliengeschäft.
Geltungsbereich für Immobiliengeschäfte
Auf die Einhaltung dieser Anforderungen kann verzichtet werden, sofern die Buchwerte aller Immobiliengeschäfte weder 30 Mio. EUR noch 2 % der Bilanzsumme übersteigen.
Aufbauorganisation
Maßgeblicher Grundsatz für die Ausgestaltung der Prozesse im Immobiliengeschäft ist die klare aufbauorganisatorische Trennung der Bereiche Markt und Marktfolge bis einschließlich der Ebene der Geschäftsleitung.
Die Entscheidung, ein Immobiliengeschäft einzugehen, erfordert zwei zustimmende Voten der Bereiche Markt und Marktfolge. Weitergehende Beschlussfassungsvorschriften (z. B. KWG, Satzung) bleiben hiervon unberührt. Soweit die Entscheidungen von einem Ausschuss getroffen werden, sind die Mehrheitsverhältnisse innerhalb des Ausschusses so festzulegen, dass der Bereich Marktfolge nicht überstimmt werden kann. Bei der Initiierung von Immobiliengeschäften durch Dritte ist nur ein Votum aus
dem Bereich Marktfolge notwendig.
Darstellung der Voten und materielle Plausibilitätsprüfung
Die zusammenfassende Darstellung der Voten in einem Dokument ist möglich. Die (positive) marktunabhängige Votierung kommt in diesem Fall durch die Unterschrift oder Freigabe des zuständigen Mitarbeiters im elektronischen Workflow zum Ausdruck. Dies darf nicht aus Gefälligkeit erfolgen. Der marktunabhängigen Votierung hat zumindest eine materielle Plausibilitätsprüfung zugrunde zu liegen. Im Rahmen der materiellen Plausibilitätsprüfung brauchen die bereits im Markt durchgeführten Tätigkeiten nicht wiederholt zu werden. Vielmehr stehen die Nachvollziehbarkeit und die Vertretbarkeit der Investitionsentscheidung im Vordergrund. Hierzu zählt die Überprüfung der Aussagekraft des Markt-Votums und inwieweit das Immobiliengeschäft der Höhe und der Form nach vertretbar ist. Die Intensität der materiellen Plausibilitätsprüfung hängt ferner von der Komplexität der zu beurteilenden Immobiliengeschäfte ab. Der für die marktunabhängige Votierung zuständige Mitarbeiter muss dabei zumindest Zugang zu allen wesentlichen Unterlagen besitzen.
Initiierung durch Dritte
Von der Initiierung der Immobiliengeschäfte durch Dritte kann ausgegangen werden, wenn ein Tochterunternehmen den Immobilienerwerb initiiert und ein erstes Votum abgibt.
Das Institut hat eine klare und konsistente Kompetenzordnung für Entscheidungen im Immobiliengeschäft festzulegen. Für den Fall voneinander abweichender Voten sind in der Kompetenzordnung Entscheidungsregeln zu treffen: Das Immobiliengeschäft ist in diesen Fällen abzulehnen oder zur Entscheidung auf eine höhere Kompetenzstufe zu verlagern (Eskalationsverfahren).
Anforderungen an die Prozesse im Immobiliengeschäft
Das Institut hat Prozesse für das Immobiliengeschäft einzurichten und für diese Bearbeitungsgrundsätze zu formulieren.
Methodenverantwortung
Die Entwicklung der Prozesse kann auch im Bereich Markt erfolgen, sofern gewährleistet ist, dass die Qualitätssicherung von einem marktunabhängigen Bereich auf der Basis einer materiellen Plausibilitätsprüfung wahrgenommen wird.
Tätigkeiten durch Tochterunternehmen
Bei Immobiliengeschäften von Tochterunternehmen des Instituts können die in BTO 3.2.1, BTO 3.2.2 und BTO 3.2.3 geforderten Tätigkeiten von dem Tochterunternehmen selbst wahrgenommen werden, sofern dies nach klaren Vorgaben des Instituts erfolgt und das Institut sich angemessen von der Qualität der durch das Tochterunternehmen wahrgenommenen Tätigkeiten überzeugt.
Bei der Festlegung der Verfahren zur Wertermittlung der Immobilien ist auf geeignete Wertermittlungsverfahren abzustellen. Der Wertansatz muss hinsichtlich wertbeeinflussender Umstände nachvollziehbar und in den Annahmen und Parametern begründet und dokumentiert sein. Im Rahmen der Wertermittlung ist eine Objektbesichtigung durchzuführen.
Der Marktwert der Immobilie ist durch sachverständige Personen zu ermitteln. Diese Personen müssen über die notwendigen Qualifikationen und Erfahrungen, insbesondere bezüglich des jeweiligen Immobilienmarkts und der Objektart, die sie bewerten, verfügen. Mögliche Interessenkonflikte im Zusammenhang mit der Wertermittlung sind auszuschließen. Eine angemessene Rotation der für die Wertermittlung zuständigen Personen ist sicherzustellen.
Qualifikation der Sachverständigen
Mit der Wertermittlung dürfen nur Sachverständige betraut werden, die nach ihrer Ausbildung und beruflichen Tätigkeit über besondere Kenntnisse und Erfahrungen auf dem Gebiet der Bewertung von Immobilien verfügen; eine entsprechende Qualifikation wird bei Personen, die von einer staatlichen, staatlich anerkannten oder nach DIN EN ISO/IEC 17024 akkreditierten Stelle als Sachverständige oder Gutachter für die Wertermittlung von Immobilien bestellt oder zertifiziert worden sind, vermutet.
Rotation der mit der Wertermittlung betrauten sachverständigen Personen
Eine Rotation ist vorzunehmen, wenn dieselbe mit der Wertermittlung betraute sachverständige Person zwei aufeinanderfolgende Einzelbewertungen derselben Immobilie durchgeführt hat.
Werden für die Wertermittlung von Immobilien externe Sachverständige herangezogen, so hat das Institut die Immobilienwertermittlung zu plausibilisieren und dabei ggf. eigene Erkenntnisse und Informationen in die Beurteilung einfließen zu lassen.
Immobilienerwerb oder -errichtung
Die für das Risiko eines Immobiliengeschäfts bedeutsamen Aspekte sind vor Immobilienerwerb oder -errichtung zu analysieren und zu beurteilen, wobei die Intensität dieser Tätigkeiten vom Risikogehalt des Immobiliengeschäfts abhängt. Kritische Punkte des Immobiliengeschäfts sind hervorzuheben und ggf. unter der Annahme verschiedener Szenarien darzustellen.
Vor Immobilienerwerb oder -errichtung hat das Institut die diesbezüglichen wirtschaftlichen Aspekte zu analysieren und insbesondere Risiken in die Beurteilung mit einzubeziehen. Bei Immobilienprojekten sind die technische Machbarkeit und Entwicklung sowie mit dem Objekt/Projekt verbundenen rechtlichen Risiken zu beurteilen. Soweit externe Personen für diese Zwecke herangezogen werden, ist vorher deren Eignung zu überprüfen.
Wirtschaftliche Analyse und Risiken bei Immobilienerwerb oder -errichtung
Die wirtschaftliche Analyse kann z. B. folgende Aspekte beinhalten:
- Objekt-/Projektanalyse einschließlich Marktwertgutachten,
- Finanzierungsstruktur
- Vor- und Nachkalkulation.
Risiken bei Projekten sind z. B. Baukostensteigerungen, Terminrisiken sowie rechtliche
Risiken. Bei fertiggestellten Immobilien zählen z. B. Wertschwankungsrisiken und Vermietungsrisiken dazu.
3 Der Marktwert der Immobilie ist vor Immobilienerwerb oder -errichtung zu ermitteln.
Bei zum Zeitpunkt des Erwerbs oder der Errichtung noch nicht fertiggestellten Immobilien ist der Marktwert unter der Annahme der Fertigstellung zu ermitteln. Die Ausführungen des BTO 3.2 Tzn. 2, 3 und 4 gelten entsprechend.
Weiterbearbeitung und Überwachung
In unter Risikogesichtspunkten festzulegenden Abständen sind während der Entwicklungsphase von Projekten Besichtigungen und Bautenstandskontrollen durchzuführen. Das Institut hat zudem bei Projekten eine laufende Kostenkontrolle durchzuführen.
Der Wert von Immobilien ist jährlich zu überprüfen. Bei der Überprüfung kann auf bereits vorhandene Immobilienwerte zurückgegriffen werden, sofern keine Anhaltspunkte für Wertveränderungen vorliegen. Führt die Überprüfung zum Ergebnis, dass sich der Immobilienwert um mehr als 10 % verringert haben könnte, ist eine Neubewertung zwingend erforderlich. Die Ausführungen in BTO 3.2 Tzn. 2, 3 und 4 gelten
entsprechend.
Außerordentliche Überprüfungen sind zumindest dann unverzüglich durchzuführen, wenn dem Institut aus externen oder internen Quellen Informationen bekannt werden, die auf eine wesentliche negative Wertveränderung der Immobilie oder negative Entwicklungen des Immobilienprojektes hindeuten. Derartige Informationen sind unverzüglich an alle einzubindenden Organisationseinheiten weiterzuleiten.
Mindestens jährlich ist ein Bericht über die Immobiliengeschäfte zu erstellen und der Geschäftsleitung zur Verfügung zu stellen. Im Bericht sind die ggf. festgestellten Wertänderungen der Immobilien aufzuführen und zu erläutern. Außerdem ist über Risiken der Immobilien und Projekte zu berichten.
Bearbeitungskontrollen
Für die Bearbeitung von Immobiliengeschäften sind prozessabhängige Kontrollen einzurichten, die gewährleisten, dass die Vorgaben der Organisationsrichtlinien eingehalten werden. Die Kontrollen können auch im Rahmen des üblichen Vier-Augen-Prinzips erfolgen. Insbesondere ist zu kontrollieren, ob die Entscheidung des Immobiliengeschäfts entsprechend der festgelegten Kompetenzordnung erfolgte.